PROCESO DE ARCHIVADO DE LAS H.C.
Partiendo de un sistema numérico de clasificación, dos son los problemas tradicionales que se presentan en el almacenamiento de historias: se concentra la actividad en unos pocos estantes (los de numeración más alta) y, si se traslada algún grupo de historias, hay que reetiquetar todos los estantes de nuevo, con lo que aumentan los errores por transposición de números.
La metodología que ha resuelto mejor los problemas anteriormente citados ha sido el de archivo por dígito terminal, lo mismo el doble dígito que el triple, que el cuádruple, variando su elección en función del número de historias que haya que archivar. Según este método los números se leen de derecha a izquierda, dividiéndolos en dos grupos (primario, el de los dígitos y secundario, el residual), en lugar de hacerlo de acuerdo con la forma acostumbrada.
Este método tiene unas ventajas innegables.
Como las historias se van repartiendo en las estanterías existe un equilibrio en el rellenado, ya que de cada cien historias nuevas que archivemos cada sección crece en una historia.
Cuando se trata de pasar parte del archivo al pasivo (historias antiguas), se retiran un pequeño número de historias de cada sección sin que cambie la distribución de las distintas secciones, sin que haya que realizar un traslado masivo del material y su reetiquetado posterior, como ocurriría si utilizáramos el método tradicional.
En grandes archivos se asignan colores a cada uno de los dígitos que forman el número primario, para minimizar posibles errores en el archivado de las historia
También tiene sus inconvenientes, se necesita partir de un espacio suficiente para realizar la distribución por dígitos.
Por Ejemplo:
En este sistema se deben disponer de 100 estanterías una para cada cifra de dos dígitos ( del 00 al 99)
Todas las historias clínicas cuyos dígitos finales coincidan se encontrarán en la misma estantería, por ejemplo, 1355, 2755...
Al asignarse un color a cada dígito terminal, es fácil detectar historias que no se encuentran en la estantería que les corresponde.
